Zaman kazanma ilkeleri
'Zaman yönetimi' seminerlerini başlık olarak anlamsız bulmuşumdur. İnsan zamanı yönetemez ki, "zaman" daha hızlı aksın ya da dursun dediğinizde, "zaman" size itaat etmez.
Yapabileceklerinizden bir tanesi zamanı değil; ama kendinizi yönetmektir. İkincisi ise, bazı şeylerin daha az zamanda yapılmasını sağlamak ya da diğer deyişle zaman kazanmaktır. Zaman yönetimi seminerlerinin tavsiye ettiği ajanda kullanma konusuna gelince; satıcılık, doktorluk gibi birkaç mesleğin dışında ajanda ile kendini yönetebilen pek kimse görmedim. Kendini yönetme konusunda özdisiplini olmayan birisi için (ki sanırım çoğumuz böyleyiz) ajandalar çok az yardım ediyor. İhtiyaç duyduğumuz sanki, bir yerlerde unutabileceğimiz mekanik yardımcılar değil de, bizimle yaşayan organik yardımcılar. Örneğin, ilkeler. İnsan evden çıkarken ajandasını unutur; ama ilkesini hep yanında taşır. Zaman kazanmayla ilgili benim bulduğum birkaç basit ilke var; tahmin ediyorum sizler de bu ilkelere zenginleştirici eklemeler yapabilirsiniz.
İlke 1: Gitme, gelsin!
İnsanları ayağına çağırmak hoş değil elbette, ama zaman kazandırıcı olduğu tartışılmaz. Örneğin, bir iş toplantısı yapılması gerekli. İmkan varsa, toplantının sizin mekanınızda yapılmasını sağlayın. Bu size birçok şey kazandıracaktır. Özellikle büyük şehirdeyseniz, otomobile binmek için, adrese ulaşmak (hatta belki aramak için), park etmek ve dönmek için fazlasıyla zaman kaybedilecektir. Bir toplantının diğer taraflarını kendi işyerinize, evinize çağırmak size zaman kazandıracaktır; ancak diğer yönden ikram giderleri artacaktır.
İlke 2: Gitme, telefonla hallet!
Yüz yüze görüşme hastalığı diye tanımlayabileceğimiz bir hastalığımız var. İnsanlar yüz yüze görüşmesinler demiyorum; ama her iş mütalaası ya da kararı için illa da yüz yüze görüşmek gerekmez. Toplantı fikri her aklımıza geldiğinde, acaba bu işi telefonla, faks ya da elektronik postayla halledebilir miyim diye düşünmek gerek. Yüz yüze görüşmenin ulaşım maliyetleri düşünüldüğünde, pek çok örenkete telefon görüşmesi hem inanılmaz zaman kazandırıcı, hem de ekonomik olabilir. (Ancak her iş de telefonla halledilemez; hatta telefonla olmayacak işleri telefonla halletmeye kalkışmanın çok yüksek ek maliyetleri de olabilir.)
İlke 3: Yazılı ön hazırlık yap!
Eğer birileriyle birlikte karar alınacaksa, önceden karara yardımcı olacak bilgileri derlemek ve taraflarca okunmalarını sağlamak toplantının süresini kısaltacaktır.
İlke 4: Bilgiyi, kolay erişebileceğin şekilde sakla.
Diyelim ki, ihtiyaç duyduğunuz bir telefon numarasını uzun araştırmalar yaparak buldunuz; belki o telefonu bulmak için bir saat harcadınız. Aradığınız kişiyi buldunuz, konuştunuz. Ertesi hafta tekrar aramanız gerekti; fakat telefon numarasını kolay erişebileceğiniz şekilde bir telefon defterine yazmadığınız için telefon numarasını bulmak için yine bir saat harcayacaksınız. Üretilen ya da edinilen bilgilere, sonradan en kısa sürede erişilecek yöntemlerle saklamak zaman kazandırır.
İlke 5: Yapmaman gerekeni yapma!
Bazı işleri yapmak için ihtiyaç duyduğunuz zaman, sıfır dakikadır. Her işi yapmaya başlamadan önce, bu işi benim yapmam gerekiyor mu diye sormakta fayda var. Bu soruyla yaklaşacak olursak birçok işi yapmaktan vazgeçebilir ve sadece gerçekten yapılması gereken işleri yapabiliriz.
İlke 6: Başkasının yapması gerekeni yapma!
Her işi yapmaya balıklama atlamadan önce, bu işi benim dışımda birinin yapması daha doğru mu diye sormak yine yararlı olacaktır. Eğer sorunun cevabı olumluysa, iş onu yapacak kişiye devredilmelidir.
İlke 7: Yapma, yapılmasını sağla!
İhtiyaç duyulan şey, işleri yapmamız değil, işlerin yapılmasını sağlamaktır. Bir çok şeyin yapılmasında başkalarının da çıkarı olabilir. Örneğin, bir okul binası yapılması gerekiyorsa, yapmayın; bir fastfood işletmesine, yapılacak okul binasından bir bölümün 10 yıllık kira bedeli karşılığında binayı yapmasını teklif edin.
İlke 8: Bir taşla birkaç kuş vurun!
Eğer hem bir iş toplantısı yapmanız gerekiyor, hem de canınız temiz hava almak istiyorsa, iş toplantısını dışarıda yapmayı teklif edin. Hem ders çalışmanız gerekiyor, hem de bir arkadaşınızla gezmek istiyorsanız; arkadaşınızla gezmeye gideceğiniz yerde ders çalışın.
Kuşkusuz bu ilkeler çoğaltılabilir.
m.arat@zaman.com.tr
Yazarımızın en son yazıları
20/
08/
2000...
Şüpheli bir yazı
27/
08/
2000...
Konuşan yazı
03/
09/
2000...
Turkishler ichin bir adim otesi
10/
09/
2000...
Koçluk kavramı
17/
09/
2000...
Mantık dışı bir yazı
24/
09/
2000...
Kulaklarımızın arasındaki boşluk
01/
10/
2000...
Ben, ben değilim
08/
10/
2000...
s-Empati
15/
10/
2000...
Senaryo ve yetenek planlama
22/
10/
2000...
Sıradanlığın dayanılmaz hafifliği
| 
